‘Hemos trabajado mucho con el hotel y sabíamos que sería apostar sobre seguro’. Ana García, beon. Worldwide.

Hace unos días celebramos en nuestro centro de convenciones la convención interna de beon. Worldwide, el grupo líder en la organización de eventos y partner de Barceló Sevilla Renacimiento en varias ocasiones. Trescientos trabajadores de la compañía se dieron cita en nuestro centro de convenciones de Barceló Sevilla Renacimiento para disfrutar de su beon. Day y de todas las facilidades y comodidades de nuestro hotel.

El grupo empresarial organizaba su propio evento y para ello diseñó, produjo, organizó, coordinó y ejecutó cada uno de los hitos y detalles del mismo, dejándonos a todos boquiabiertos con una reunión corporativa totalmente rompedora. Ana García, fue una de las ejecutivas de cuentas que lideraron el evento y hoy nos cuenta cada uno de los pormenores de su organización.

¿Cómo es planificar tu propia convención interna? (qué destacas como más importante, objetivos, etc.) Organizar tu propia convención es todo un reto ya que todos los asistentes son organizadores de eventos y por supuesto van a estar observando cada detalle, es algo que llevamos en la sangre. También es la responsabilidad de que todo salga a la perfección para que tus compañeros disfruten al máximo de un día tan importante para la empresa. Y lo más importante es que el cliente es tu jefe y nada puede fallar.

¿Qué detalles/aspectos son los que nunca pueden faltar en una reunión de este tipo? El más importante es el factor sorpresa. Estamos acostumbrado a que nuestros clientes nos pidan siempre que innovemos en sus eventos y que vayamos un paso más allá. Estamos acostumbrados a ver de todo en los eventos por lo que hay que pensar mucho para ver cómo sorprender a los compañeros. Es por eso por lo que intentamos mantener en secreto todo lo relacionado con este día en la empresa.

¿Qué características debe cumplir un venue para que beon. pueda celebrar un evento como el beon. Day? Todo depende de la actividad que se quiera llevar a cabo y la idea que se tenga en mente. En este caso por ejemplo queríamos hacer una convención fuera de lo común, nada que ver con ediciones pasadas. Normalmente se monta una escenografía con las sillas en formato teatro. Esta vez hicimos una actividad que nos llevó a plantear la sala con un montaje de mesas en cabaré, la verdad que quedó espectacular. Para nuestra convención es muy importante que el venue cuente con diferentes espacios para que no ocurra todo en el mismo lugar, buen acceso para los autobuses, la posibilidad de tenerlo en exclusividad, libertad para poder personalizar al máximo posible los espacios y la capacidad para poder albergar un día completo con almuerzos, coffees, y cena.

¿Qué fue lo más determinante para elegirnos sede del beon. Day? Fueron un cúmulo de circunstancias, hemos trabajado mucho con el hotel y sabíamos que sería apostar sobre seguro. Tuvimos la oportunidad de tener el hotel en exclusiva, la comunicación fue tan fácil desde el principio que nos sentimos muy cómodos, los espacios nos cuadraban a la perfección para desarrollar la idea que teníamos en mente por lo que no dudamos en que sería la mejor opción.

 Conoces perfectamente nuestro centro de convenciones y las características del hotel, ¿cuál es el espacio que más te gusta para realizar un evento? ¿por qué? El centro de convenciones es muy cómodo porque tiene varios espacios donde poder ofrecer todos los servicios que necesite una convención. Tiene entrada independiente y un amplio foyer con luz natural para dar coffee breaks o incluso almuerzos. También dispone de numerosas salas de distintos tamaños por si se necesita dividir al grupo en distintos breaks. Pero los espacios que más me gusta a mí son los Atrios, con techos altísimos, una opción de personalización enorme y por supuesto un espacio muy original y poco convencional para hacer reuniones y eventos. Cualquier evento en este espacio será un éxito rotundo.

¿Cómo es la coordinación y la comunicación con el equipo de Barceló Sevilla Renacimiento? Tanto la coordinación como la comunicación fue excelente, Ana Carrasco desde el primer momento se volcó mucho en nuestro evento, le puso mucha ilusión y lo más importante es que siempre tenía una solución para todo. Al ser una convención interna había momentos en los que yo tenía que desentenderme, pero me quedaba tranquila porque lo tenían todo controlado, incluso los tiempos de la convención para avisar a cocina por si llevábamos retraso.

¿Puedes contarnos alguna anécdota o imprevisto surgido durante la convención? No llegó a ocurrir ningún imprevisto, pero quizás destacaría la cara del personal del hotel cuando vieron aparecer a cerca de 300 personas merodeando por el hotel con sus mejores disfraces de películas o musicales.

 

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